İş E-postalarında Yapılan En Büyük Hatalar
İş E-postalarında Yapılan En Büyük Hatalar
İnsanların genelde e-postalarda hata yapması sıklıkla görülen bir şeydir. Birinden mesaj gelir, mesajda bu kişi sizden yardım istemektedir. Ama bu mesaj çok kötü yazılmıştır. Mesajda yazım yanlışları, dilbilgisinde eksiklikler veya genel olarak düşük cümleler vardır. Ve bu yüzden sizin mesaja cevap verme isteğiniz aniden kırılır.
Gelin bu yapılan yanlışları hep beraber aşağıda inceleyelim.
Neyden Bahsettiğinin Anlaşılamaması
Göndereceğiniz e-postada mutlaka açık ve anlaşılır olun. Karşı tarafı yormayıp sizin yazdığınız e-postayı anlaması için fazladan efor sarf ettirmeyin.
Ne kadar anlaşılır olursanız, işleriniz o kadar çabuk hallolur.
“Anlaşılamamazlık” sorununu çözmek için e-postalarınızda bu, şu, o gibi işaret zamirlerini minimum düzeyde kullanın. Ayrıca konunuz karmaşıksa sürekli olarak neyden bahsettiğinizi tekrarlayın. Eğer e-postanızda üstünde durulması gereken 1’den fazla konu varsa, hepsini bir anda vermeyin. Konularınızı ayrı ayrı gruplandırın. Bu şekilde hiçbir konunun atlanmamasını sağlayabilirsiniz.
Aynı E-postaya Farklı Cevaplar
E-posta göndermeden önce mutlaka çalıştığınız ortamdaki kişilerin aynı e-postaya cevap verip vermediklerini kontrol edin. Farkına varmadan iki kişi aynı e-postaya farklı cevaplar gönderebilir. Bu yüzden sürekli çalışma arkadaşlarınızla koordine olun.
Bu şekilde önceden, büyük bir sorunun önüne geçmiş olursunuz.
Otomatik Doldurulması Gereken Yerlerin Hatalı Olması
Kimse e-postalarında farklı bir yerden hata oluşmasını istemez. Ama eğer otomatik doldurma komutlarını e-postalarınızda kullanıyorsanız, bu hatalarla karşılaşabilirsiniz. Örnek olarak, otomatik doldurulması gereken yerlerde kişiyle alakasız farklı bir bilgi yazmasını veya otomatik doldurma komutlarının ( <##Ad##> gibi) çalışmamasını verebiliriz.
Bu hata insanların gözünde “biz aslında gönderdiğimiz e-postaları kişilere özel olarak atmıyoruz, komple herkese “ona özelmiş” gibi gönderiyoruz” gibi bir izlenim oluşturacaktır.
Bu sorunu çözmenin yolu çok basit aslında. Gönderilerinizi başlatmadan önce mutlaka test edin, test ettirin. Bu şekilde oluşacak hataları önceden görebilirsiniz.
Konuyla Alakalı Herkese Bilgilendirme E-posta Göndermemek
Önemli satın alımlarda bilgilendirme e-postasını sadece satın alımı yapacak kişiye göndermeyin. Aslında bu durum yanlış değil ama sizin adınıza işi riske atabilir. Çünkü ticarette, kesin diye bir şey çoğu zaman yoktur.
Satın alımı yapacak kişi ileride vazgeçebilir, başkalarının fikrini almak isteyebilir veya ikna edilmeye ihtiyacı olabilir. Siz sadece o kişiye bilgilendirme e-postasını gönderdiğinizde, bu gibi pürüzleri ortada bırakmış olursunuz.
Yapacağınız işin sonucundan emin olmak için daime temkinli davranın. Yapacağınız iş ile ilgili olan herkese e-postanızı gönderin.
Robot Gibi Konuşmak
Gönderdiğiniz e-postalarda dili etkili kullanmak çok önemli. Ancak dili etkili kullanıp, sanki e-postalar önceden hazırlanmış gibi olursa, karşımızdaki kişinin ilgisini kaybedebiliriz.
Eğer karşıdaki kullanıcının sorununun çözümü belliyse, e-postamızı sadece ona özelmiş gibi hazırlamamız, kullanıcının konuya olan ilgisini arttıracaktır.
Emin olun kimse, sanki bir robottan gelmiş ve otomatikleştirilmiş bir e-posta almak istemez.
Araştırma Yapmamak
Önemli bir e-posta, göndereceğiniz kişiyi araştırmadan göndereceğiniz bir e-posta işinizi tehlikeye atabilir. Mesela, 2 isimli olan insanlar genellikle kendilerine belirli bir isimle hitap edilmelerini isterler. Bu tercihleri, insanların sosyal medya hesapları veya LinkedIn profillerinden öğrenebilirsiniz. Veya kullanıcıların özel olarak tercihlerine duyarlı bir şekilde, durumun ciddiyetini de göz önüne alarak iletişimi kurmalısınız.
